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Guide
L'essentiel
Si votre entreprise est assujettie à la TVA et enregistre des ventes à des particuliers dans un logiciel ou un système de caisse, ce logiciel doit être certifié. Depuis le 1er septembre 2026, seul un certificat émis par un organisme accrédité est accepté comme preuve.
L'obligation vise les assujettis à la TVA qui enregistrent des paiements de clients non professionnels dans un logiciel ou un système de caisse. Elle s'applique depuis 2018 et a pour but d'empêcher la modification ou la suppression des ventes enregistrées.
Sont concernés les logiciels de caisse classiques, mais aussi les logiciels multifonctions qui enregistrent un paiement, par exemple un logiciel de gestion ou de prise de rendez-vous qui intègre l'encaissement. Les entreprises en franchise en base de TVA et celles qui ne vendent qu'à des professionnels ne sont pas visées.
La loi de finances pour 2025 a supprimé la possibilité de prouver la conformité par une attestation individuelle de l'éditeur. Cette attestation est restée valable jusqu'au 31 août 2025. Entre le 1er septembre 2025 et le 31 août 2026, un logiciel en cours de certification restait toléré si l'éditeur s'était engagé auprès d'un certificateur.
Depuis le 1er septembre 2026, il faut un certificat délivré par un organisme accrédité : l'AFNOR (marque NF525) ou le LNE. Demandez ce certificat à votre éditeur et conservez-en une copie : c'est le document que le contrôleur vous demandera.
Vérifiez trois choses. D'abord, que votre éditeur vous a remis un certificat à son nom, avec le nom et la version exacte du logiciel que vous utilisez. Ensuite, que votre version est bien couverte : une mise à jour majeure peut nécessiter un nouveau certificat. Enfin, que les clôtures et l'archivage sont activés et que vous ne les contournez pas.
Si votre logiciel n'est pas certifié, changer de solution est la seule voie : l'amende de 7 500 € par système dépasse largement le coût d'une caisse conforme.
Ce sont deux certifications délivrées par deux organismes accrédités différents : la marque NF525 par l'AFNOR (via Infocert) et la certification du LNE. Les deux prouvent la conformité de votre logiciel.
Pas si vous êtes en franchise en base de TVA. Si vous facturez la TVA et encaissez des particuliers avec un logiciel de caisse, l'obligation s'applique.
Non, l'obligation vise les logiciels et systèmes informatisés. Mais vous devez toujours pouvoir justifier vos recettes, par exemple avec un livre de recettes détaillé.