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Guide
L'essentiel
Un logiciel de caisse enregistre vos ventes, encaisse les paiements et produit les tickets et les rapports dont votre comptable a besoin. Pour une TPE qui vend à des particuliers, il doit aussi être certifié. Le bon choix est celui qui colle à votre façon de vendre, avec un coût total maîtrisé.
Un logiciel de caisse moderne fonctionne sur tablette, ordinateur ou terminal dédié. Il enregistre chaque vente, gère les moyens de paiement et édite les clôtures journalières, mensuelles et annuelles. Il doit aussi conserver les données de façon inaltérable : c'est le cœur de l'obligation de certification.
Au-delà de ce socle, regardez trois points : la gestion du catalogue (produits, variantes, prix au poids), les statistiques de vente par jour, par produit et par vendeur, et l'export comptable vers votre expert-comptable ou votre logiciel de comptabilité.
Un restaurant a besoin d'un plan de salle, d'une prise de commande à table et d'un envoi des bons en cuisine. Une boulangerie cherche avant tout un encaissement très rapide, une balance connectée et le suivi des invendus. Un salon de coiffure ou un institut veut une caisse reliée à l'agenda et aux fiches clients. Un caviste ou une épicerie fine a besoin d'une vraie gestion de stock.
C'est pourquoi nos comparatifs sont classés par métier : un logiciel excellent pour un commerce de détail peut être pénible en restauration, et inversement.
La plupart des logiciels sont vendus par abonnement mensuel, souvent par poste de caisse. Ajoutez le matériel (tablette, imprimante de tickets, tiroir-caisse, balance, terminal de paiement), parfois vendu ou loué par l'éditeur, et les frais sur les paiements par carte si le terminal est fourni par lui.
Demandez aussi ce que coûtent les options (fidélité, commande en ligne, multi-établissements), la reprise de vos données en cas de départ et la durée d'engagement. Comparer le coût sur trois ans évite les mauvaises surprises.
Non : aucune règle n'oblige à utiliser un logiciel de caisse. En revanche, si vous en utilisez un et que vous êtes assujetti à la TVA avec des clients particuliers, il doit être certifié.
Oui, à condition que l'application installée soit un logiciel de caisse certifié. La tablette n'est qu'un support : c'est le logiciel qui doit répondre aux obligations.
L'administration fiscale peut appliquer une amende de 7 500 € par logiciel ou système non conforme. Sans mise en conformité dans les 60 jours, une nouvelle amende peut s'appliquer.